Desde la implantación de la obligatoriedad del Canal de Denuncias en 2023, con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, muchas empresas han incorporado el famoso Canal de Denuncias en sus empresas, pero todavía existen muchas cuestiones al respecto. En este artículo abordaremos las preguntas más frecuentes que nos hacen nuestras empresas.
Si somos un grupo de empresas, ¿podemos tener un único canal de denuncias?
La respuesta rápida sería que sí, se puede compartir el canal de denuncias siempre que todas las empresas del grupo, que tengan la obligación legal, estén integradas en el mismo.
No se indica específicamente si el grupo de empresas tiene que estar consolidado como tal a nivel fiscal, pero sería óptimo que el grupo pudiese justificar la adecuación de tener un mismo canal (p.ej. que compartan el departamento de Dirección o de Gestión de Personas).
¿Tengo obligación de consultar con la RLPT antes de implantar el canal de denuncias?
No, en el caso de esta normativa no se hace referencia a la negociación colectiva.
No obstante, sí sería interesante informar del mismo a la RLPT para que, dentro de sus funciones, puedan informar al personal sobre dicho canal, sus garantías y el procedimiento de funcionamiento interno.
¿Puedo usar un correo electrónico como canal de denuncias?
No, un mero correo electrónico, ya sea un buzón específico o el correo de la persona que lo gestiona no es suficiente para cumplir con todas las garantías que demanda el canal de denuncias, entre ellas la posibilidad de presentar denuncias de manera anónima o la posibilidad de dejar un audio encriptado. Por este motivo lo más beneficioso es tener un sistema específico que asegure que cumplimos con todas las garantías que establece la ley.
¿Hay que comunicar la persona responsable del canal en algún sitio?
Sí, desde el año pasado todas las empresas deben comunicar su responsable del sistema interno de información (RSII) a través del siguiente portal:
https://sede.proteccioninformante.gob.es/procedimientos/portada/ida/3/idp/1
La persona responsable tiene que ser quien ostente la representación de la empresa (situación que deberá acreditar a través de escrituras o poderes notariales) o bien delegar en otra persona, a través de un acta de designación. Podéis descargar un modelo de acta en el siguiente enlace:
Si un empleado/a denuncia algo, ¿de verdad puede mantenerse en el anonimato?
Si, existen diferentes softwares de canal de denuncias que permiten las denuncias de manera anónima. A estas personas les queda asignado un código que pueden utilizar para ver las diferentes comunicaciones que ha realizado y los pasos que está siguiendo su denuncia.
No obstante, hay que tener en cuenta que, depende de la situación denunciada, en fases posteriores, es posible que sea necesaria la identificación de la persona denunciante para poder tramitar el caso e investigarlo, especialmente en instancias judiciales.
¿Qué pasa si la denuncia llega incompleta o sin pruebas suficientes?
En estos casos, la persona responsable del canal (o la persona gestora del canal) deberá solicitar a la persona denunciante más información para poder completar la denuncia.
En el caso de que la persona denunciante no aporte dicha información se procederá a archivar la misma por no disponer de indicios suficientes o datos necesarios para su investigación. Por ejemplo, si se denuncia una situación de acoso pero no se indica a quién se está acosando no es posible iniciar la tramitación del expediente.
Si soy una persona externa a la empresa, ¿puedo denunciar a través de su canal?
Sí, cualquier persona, ya sea el personal interno o personas vinculadas con la empresa (clientela, empresas proveedoras, usuariado, alumnado…) puede hacer uso de dicho sistema.
Por este motivo se suele recomendar localizar el canal en un sitio de fácil acceso, como, por ejemplo, la página web, de manera que todo el mundo pueda acceder al mismo.
Si despido a alguien después de que denuncie, aunque sea por otro motivo, ¿puedo tener problemas legales?
Siempre existe la posibilidad de que se interprete el despido como una represalia por haber interpuesto una denuncia. No obstante, siempre que el motivo del despido esté fundamentado de manera objetiva y que no se derive de la denuncia interpuesta no debería ningún tipo de problema legal.
Una vez recibida la denuncia, ¿cómo se investiga sin comprometer la confidencialidad?
Normalmente, en función del caso, suelen participar personas externas, para evitar la parcialidad de la investigación. En función de lo que se haya denunciada pueden estar participando asesorías legales o laborales, peritos externos especializados (p.ej. en los casos de acoso) o profesionales específicos como médicos/as del trabajo.
No siempre es necesario que sea externo, pero es la mejor manera de fundamentar que la investigación no contiene sesgos ni intereses de la empresa.
¿La persona denunciada tiene derecho a saber quién la ha denunciado?
En la mayor parte de los casos sí. Esto se deriva del derecho de defensa y el principio de contradicción. Las personas denunciadas tienen que tener un trámite donde se les da audiencia y donde puedan presentar pruebas y/o testimonios que corroboren su declaración.
En estos casos, un dato básico es saber quién ha interpuesto la denuncia, o al menos la persona afectada si quien ha puesto la denuncia es un tercero que haya visto la situación.
Si contrato a una consultora externa como Amaltea para gestionar el canal, ¿sigue siendo necesario tener un responsable interno?
Sí, porque no es lo mismo un responsable interno/a del canal que un/a gestor/a del canal. El o la responsable del canal se encarga de tomar las decisiones respecto a qué hacer con las denuncias que se han presentado.
El o la gestor/a del canal se encarga de recibir las denuncias, hacer una primera valoración, responder en tiempo y forma a las personas que denuncian y asesorar a la empresa sobre qué camino seguir. Son roles complementarios, ambos necesarios, pero no sustituibles.
¿Tenemos que formar a toda la plantilla sobre cómo usar el canal?
No es necesario formar al personal, únicamente con informar sobre qué es, donde lo pueden encontrar y cómo se utiliza es suficiente. Lo que sí es obligatorio es informar de manera periódica (al menos con carácter anual), especialmente sí tenemos una alta rotación de personal e incorporamos a personas nuevas en la organización.
Estas son las preguntas más frecuentes, no obstante, podéis seguir preguntando en comentarios y responderemos a vuestras dudas lo antes posible.
